Come usare i dati delle timbrature per ottimizzare i turni grazie al Predictive Workforce Management

Quando integrati con tecnologie di Predictive Workforce Management, i dati delle timbrature dei dipendenti possono essere utilizzati per creare turni rispondenti alle reali esigenze di un’organizzazione.

Approfondiamo l’argomento, soffermandoci sui seguenti punti:

• cos'è il Predictive Workforce Management e a cosa serve
• timbrature: quali metriche analizzare per l’ottimizzazione
• previsione dei carichi di lavoro
• integrazione con software HR e strumenti di Business Intelligence
• la proposta Eltime per una gestione predittiva ed efficiente del personale

Il Predictive Workforce Management è un approccio che sfrutta dati, analisi avanzata e modelli predittivi per generare previsioni sui processi chiave legati alla forza lavoro.

La gestione del personale supportata dalla Predictive Analytics fornisce alle organizzazioni informazioni strategiche per prendere decisioni proattive e migliorare le loro politiche HR. Più nel dettaglio:

• Previsione del fabbisogno di personale: l’analisi dei dati storici, unitamente all'identificazione di trend e pattern, consente di anticipare la domanda futura di personale, agevolando la programmazione di assunzioni e formazione.
• Incremento della produttività delle risorse umane: l’ottimizzazione dei turni e l’allineamento delle competenze dei dipendenti alle esigenze aziendali, migliora l’efficienza complessiva dell’organico.
• Riduzione di assenteismo e turnover: l’individuazione precoce di segnali di insoddisfazione, stress o burnout tra i lavoratori permette di intervenire in maniera mirata e tempestiva.

Maggior soddisfazione dei dipendenti: la tutela dell'equilibrio tra lavoro e vita privata, il rispetto delle normative vigenti e la valorizzazione del talento aumentano il benessere e il coinvolgimento del personale.

I dati delle timbrature virtuali offrono preziose informazioni sul comportamento delle risorse umane e sulla loro efficienza operativa. Tra le metriche più rilevanti per la pianificazione degli orari lavorativi e non solo, troviamo:

• Percentuale del tasso di puntualità: è utile per individuare eventuali ritardi ricorrenti e prendere misure correttive.
• Quantità delle ore straordinarie effettuate: consente di tenere sotto controllo i costi e valutare l’adeguatezza dei carichi di lavoro.
• Frequenza e durata delle assenze, comprese quelle improvvise: oltre a permettere il monitoraggio del tasso di assenteismo, queste metriche possono far emergere problematiche motivazionali o di logoramento. Così come la necessità di reclutare lavoratori flessibili o a chiamata per sostituzioni all'ultimo minuto.
• Distribuzione delle ore lavorate nelle diverse fasce orarie: supporta la programmazione della turnistica e la gestione dei picchi di lavoro.
• Tempo complessivo dedicato all’esecuzione di specifiche attività: l’integrazione di un sistema di Time Tracking nel software di rilevazione presenze permette di tracciare e categorizzare le ore di lavoro spese su singoli progetti, commesse e clienti.

Durata delle pause: il tempo medio è un indicatore del rispetto delle normative e delle policy aziendali.

La previsione dei carichi di lavoro aiuta le organizzazioni ad allocare le risorse in modo più efficiente, evitando tempi di inattività e sovraccarichi.

Questo processo si articola in più fasi:

• Raccolta dei dati: vengono raccolti dati sul carico di lavoro storico, stagionalità e variabili esterne.
• Analisi automatizzata delle tendenze: si procede all'individuazione di modelli e fluttuazioni.
• Modellazione predittiva: si impiegano metodi statistici, intelligenza artificiale o tecniche di apprendimento automatico per formulare previsioni accurate.
• Pianificazione degli scenari: si anticipano scenari futuri dall’esito differente per prepararsi a diverse variabili.

Aggiornamento continuo: le previsione vengono costantemente affinate sfruttando nuovi dati e feedback in tempo reale.

I reparti delle risorse umane amministrano funzioni essenziali all’interno delle aziende, quali rilevazione delle presenze, valutazione delle performance, attività formative e recruiting.

L’integrazione con software HR e strumenti di Business Intelligence consente di analizzare, mettere in relazione e interpretare correttamente un’ingente mole di dati provenienti dalle fonti più disparate. Tutto ciò allo scopo di ottimizzare i processi decisionali e gestire in modo intelligente il capitale umano.

Per sfruttare tutto il potenziale offerto dalla gestione predittiva della forza lavoro, è fondamentale dotarsi di strumenti che possano fare la differenza in termini di automazione, semplificazione, accuratezza ed efficienza.

In quest’ottica, Eltime propone:

• Software per la gestione delle presenze StartWeb, sviluppato dalla Solari di Udine, comprensivo del nuovo modulo Analisi Dati per ottenere insight strategici sulle dinamiche dell’organico.
• SolariC In/Out, applicazione mobile progettata per le timbrature geolocalizzate.
• TermTalk, software adibito all’acquisizione in tempo reale delle registrazioni degli orari di lavoro effettuate tramite i terminali lettori.

Soluzioni hardware per la rilevazione presenze, tra cui sistemi biometrici, rilevatori ottici e lettori RFID.