Controllo accessi per coworking e uffici flessibili: cosa serve davvero

Il controllo dell’accesso nel contesto del coworking richiede l'adozione di soluzioni tecnologiche e gestionali avanzate, capaci di garantire sicurezza e flessibilità.

Approfondiamo l’argomento, soffermandoci sui seguenti aspetti:

• Le sfide di sicurezza negli ambienti lavorativi condivisi
• Tecnologie smart per la gestione degli accessi flessibili
• Funzionalità indispensabili: dal booking alla tracciabilità
• I sistemi Eltime pensati per coworking e smart office

La condivisione di spazi e risorse nei coworking promuove la collaborazione tra i membri e stimola la nascita di sinergie professionali. Tuttavia, il costante transito di persone e l’elevato turnover di utenti pongono sfide significative in termini di sicurezza e gestione degli accessi.

In particolare, le criticità a cui i manager devono far fronte riguardano:

• Accessi non autorizzati: costituiscono una minaccia per la sicurezza fisica negli ambienti di lavoro condivisi.
• Furto di attrezzature di ufficio e device personali: oltre alle conseguenze economiche, il furto di strumenti di lavoro, laptop e smartphone può compromettere la riservatezza di dati sensibili.
• Atti vandalici: danni intenzionali alle strutture e agli arredi possono comportare ingenti costi di ripristino.
• Violazioni di dati e attacchi informatici: la condivisione di reti Wi-Fi e dispositivi aumenta la vulnerabilità a cyber attacchi.

La protezione degli ambienti lavorativi condivisi richiede dunque un approccio completo e integrato, che combini sistemi di controllo accessi intelligenti, telecamere di sorveglianza, rilevatori di intrusione e le migliori pratiche di sicurezza informatica.

Le tecnologie smart offrono sistemi evoluti per gestire gli ingressi e i diritti di accesso in modo dinamico, adattandosi con elasticità a esigenze e modelli di business differenti.

In particolare, le soluzioni Cloud per il controllo dell’accesso consentono ai gestori di coworking di monitorare in tempo reale i flussi d’ingresso e modificare le autorizzazioni anche da remoto. Inoltre, la gestione centralizzata permette di amministrare da un’unica piattaforma strutture multiple operative 24/7.

Le policy possono essere configurate in funzione di prenotazioni orarie o abbonamenti, con piani che prevedono l’accesso esclusivo a sale riunioni e uffici riservati.

Le tecnologie intelligenti, come i sistemi di accesso digitali e le serrature smart, eliminano la necessità di chiavi fisiche per accedere agli spazi. L’apertura automatizzata delle porte tramite smartphone e badge virtuali migliora l’esperienza utente e riduce il carico di lavoro del personale di reception.

Nei coworking moderni il controllo dell’accesso rappresenta un elemento chiave per garantire efficienza operativa e sicurezza. Tra le funzionalità offerte da un efficace sistema di monitoraggio segnaliamo:

• Integrazione con App o piattaforme di booking per prenotare online postazioni in hot-desking, scrivanie dedicate, uffici temporanei e sale riunioni. Ciò consente di assegnare in maniera automatica le credenziali digitali per fruire del servizio prenotato.
• Tracciabilità: gli amministratori visualizzano i registri di accesso aggiornati in tempo reale ed elaborano reportistica ad hoc. Questi dati possono essere utilizzati sia per ottenere la lista dei presenti in caso di evacuazione d’emergenza, sia per ottimizzare la gestione degli ambienti.

Con un’esperienza pluridecennale nel settore, Eltime è il partner ideale per la progettazione, l’implementazione e l’ammodernamento di sistemi controllo accessi destinati a coworking e uffici flessibili.

Proponiamo soluzioni web-based modulari e scalabili, come il software Check&In sviluppato dalla Solari di Udine, per amministrare con precisione policy personalizzate, aree riservate, accrediti e liste di emergenza, anche in contesti multi-sede.

Inoltre, offriamo una gamma completa di dispositivi hardware per il controllo dei varchi e tecnologie di accesso che includono badge RFID, lettori biometrici, QR Code, BLE e NFC.

A completamento dell’offerta, Eltime fornisce sistemi di videosorveglianza avanzati dotati di visione notturna e analisi video intelligente, per la protezione completa dei coworking operativi sia di giorno che di notte.