Perché i sistemi di rilevazione presenze sono fondamentali per la gestione del personale nelle PMI

Piccole e medie imprese ancora faticano ad abbracciare la trasformazione digitale, integrando nuove tecnologie e strumenti nei loro processi aziendali. In questo articolo ci focalizziamo sulla gestione delle presenze del personale nelle PMI, analizzando il valore strategico delle soluzioni attualmente disponibili sul mercato.

Nel dettaglio:

• perché le PMI hanno bisogno di sistemi di rilevazione presenze
• tipologie di sistemi e tecnologie disponibili
• come scegliere il sistema più adatto alla propria realtà
• errori comuni da evitare nell’implementazione
• gestione del personale nelle PMI: la proposta Eltime.

Le motivazioni che per anni hanno frenato le imprese con pochi dipendenti dall’investire in sistemi di rilevazione presenze sono spesso legate a limiti economici e organizzativi. Oggi però, esistono soluzioni accessibili, flessibili e facili da implementare, che non richiedono infrastrutture complesse o competenze tecniche interne.

Al pari delle grandi aziende, anche le PMI possono trarre vantaggio da strumenti che automatizzano la registrazione degli orari di lavoro e la gestione delle presenze del personale. I benefici derivanti includono:

• maggior controllo sui costi
• riduzione degli errori manuali e delle contestazioni sulle ore lavorate
• significativo risparmio di tempo nell’amministrazione delle risorse umane
• dematerializzazione dei workflow di approvazione
• velocizzazione del ciclo payroll con export pronto per consulente paghe.

Ecco una panoramica dei sistemi di rilevazione presenze e delle tecnologie a disposizione delle PMI:

• badge magnetici: il dipendente registra l’inizio e la fine dell’attività lavorativa strisciando la tessera a banda magnetica nel lettore
• badge RFID: a differenza dell’opzione precedente, la tecnologia RFID MIFARE supporta la lettura contactless
• app mobile: la timbratura avviene tramite smartphone aziendale o personale, via NFC, Bluetooth Low Energy o geolocalizzazione
• QR Code: i terminali ottici rilevano la presenza attraverso la scansione di QR Code, stampati o visualizzati su dispositivi digitali
• timbratura desktop: i dipendenti timbrano direttamente dalla loro postazione fissa, attraverso il browser del PC aziendale
• rilevatori biometrici: salvo rare eccezioni, il Garante della Privacy vieta l’utilizzo di sistemi di rilevazione presenze basati su dati biometrici, a causa della loro invasività.

I dati raccolti dalla componente hardware o attraverso app, sincronizzati in tempo reale, vengono resi disponibili al software gestionale. Le soluzioni con architettura web-based eliminano la necessità di installazioni locali, permettendo l’accesso da qualunque device connesso a internet.

Un provider dall'approccio consulenziale, come Eltime, è in grado di valutare insieme alla PMI tutti i fattori chiave che incidono sulla scelta del sistema di timbratura e gestione presenze del personale. Tra quelli strettamente connessi all’azienda, troviamo:

• budget di spesa
• esigenze operative e organizzative
• numero di dipendenti e distribuzione (sede unica o multi-sede)
• modalità di lavoro (in presenza, mobilità, ibrido, turni flessibili)
• infrastruttura IT interna e livello di digitalizzazione.

Invece, i parametri relativi alla soluzione da adottare includono:

• scalabilità e adattabilità per espansione futura
• facilità d’uso per responsabili e dipendenti
• capacità di integrazione con gestionali paghe e sistemi per il controllo accessi
• conformità al GDPR e sicurezza informatica
• funzionalità aggiuntive per i processi HR (predictive workforce management, gestione trasferte, HR analytics, time tracking).

Nell’implementazione della soluzione, le PMI dovrebbero evitare errori comuni quali:

• formazione del personale insufficiente: anche lo strumento più funzionale può rivelarsi un flop se il team non viene supportato con adeguata formazione
• scelta esclusivamente economica: sebbene il costo abbia il suo peso, non dovrebbe essere l’unico criterio. È importante valutare il rapporto prezzo/prestazioni e il valore complessivo della soluzione
• integrazione trascurata: silos di dati e processi frammentati finiscono per complicare il lavoro anziché semplificarlo
• decisione poco lungimirante: non lasciare spazio di manovra per l’evoluzione futura può comportare costosi aggiornamenti e sostituzioni anzitempo.

Eltime affianca le piccole e medie imprese che vogliono ottimizzare tempi e costi di gestione con soluzioni user-friendly, modulari e integrate dedicate all’amministrazione delle risorse umane.

Aiutiamo le PMI a incrementare l’efficienza operativa, ridurre gli errori e migliorare la comunicazione tra dipendenti e responsabili HR, mettendo a disposizione tecnologie avanzate, supporto consulenziale e assistenza tecnica puntuale.

Approfondisci la nostra proposta per la gestione presenze nelle PMI:

• StartWeb: software web-based sviluppato dalla Solari di Udine per amministrare con precisione orari, giustificativi di assenza, ferie, permessi e workflow approvativi
• App Zonify: applicazione mobile per timbrature geolocalizzate, ideale per le imprese con personale in smart working, mobilità o distribuito su più sedi
• Terminali lettori di badge: dispositivi hardware affidabili per la rilevazione presenze, compatibili con tutte le principali tecnologie di lettura
• Moduli Analisi Dati, Rendicontazione Digitale e Query Dinamiche: strumenti integrati per interpretare i dati, semplificare l’attività di consuntivazione e prendere decisioni informate.