Sistemi di rilevazione presenze per PMI e start-up: da dove iniziare

Le PMI e le start-up sanno che il tempo è una risorsa tanto preziosa quanto facile da sprecare. In quest’ottica, investire in un sistema di rilevazione presenze significa ottimizzare l’uso del tempo, a vantaggio di produttività e crescita.

Ma da dove iniziare? Di seguito, alcuni consigli utili:

• perché le PMI hanno bisogno di sistemi di rilevazione presenze
• tipologie di sistemi e tecnologie disponibili
• come scegliere il sistema più adatto alla propria realtà
• errori comuni da evitare nell’implementazione
• la rilevazione presenze per PMI e start-up di Eltime

In assenza di strumenti adeguati, la raccolta e verifica degli orari lavorativi del personale si trasformano in un’attività frammentata che sottrae tempo alla gestione del business. Ciò impatta particolarmente sulle piccole e medie imprese, dove le risorse sono contenute e le funzioni aziendali si concentrano su poche figure chiave.

Grazie a sistemi di rilevazione presenze moderni ed affidabili, le PMI e le start-up possono:

• automatizzare la registrazione di ingressi, uscite, pause e straordinari, tracciando con precisione anche il lavoro svolto in trasferta o da remoto
• snellire la gestione delle presenze, eliminando attività manuali e ripetitive come inserimenti, calcoli, verifiche incrociate e correzioni
• prevenire contenziosi sulle ore lavorate, promuovendo l’uso di portali web e app con cui consultare in autonomia le proprie timbrature digitali
• disporre di dati sempre aggiornati e precisi, utili non solo per l’elaborazione dei cedolini, ma anche per analisi HR e report su misura.

Per le start-up e le PMI sono disponibili diverse tecnologie per la rilevazione presenze:

• app mobili: abilitano la timbratura da dispositivi mobili, sfruttando le tecnologie wireless BLE e NFC e la geolocalizzazione per rilevare la posizione del dipendente
• soluzioni desktop: permettono di registrare l’orario di lavoro direttamente dal computer aziendale
• tecnologia RFID contactless: consente la rilevazione con badge MIFARE, senza necessità di contatto diretto con il terminale
• badge con banda magnetica: richiedono il passaggio fisico della tessera in un lettore magnetico per registrare la timbratura
• QR Code: basta inquadrare il codice con lo smartphone o scansionarlo con lettore ottico per segnalare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa
• CIE e CNS: la registrazione della presenza avviene mediante Carta d’Identità Elettronica o Carta Nazionale dei Servizi, utilizzate su terminali compatibili.

Ecco gli aspetti da considerare per individuare la soluzione giusta:

• budget disponibile: oltre al costo iniziale, è opportuno valutare le spese di installazione, manutenzione, assistenza tecnica e formazione, così da avere un quadro realistico dell’investimento complessivo
• modello di lavoro: comprendere come opera l’organico (attività in mobilità, presenza in sede, lavoro ibrido) aiuta a identificare le tecnologie che supportano meglio l'operatività quotidiana
• numero di dipendenti: le micro-imprese beneficiano di soluzioni snelle, mentre le realtà in espansione traggono vantaggio da software rilevazione presenze più strutturati e scalabili, dotati di funzionalità avanzate
• facilità di utilizzo: il sistema deve essere intuitivo per i dipendenti e semplice da gestire per gli amministratori
• modalità di implementazione: on-premise e Cloud differiscono per costi, gestione tecnica e infrastruttura IT necessaria. Ogni azienda deve considerare pro e contro in base alle proprie risorse.

Nella fase di implementazione di un sistema di rilevazione presenze, le piccole e medie imprese devono evitare errori comuni quali:

• affidarsi a un installatore piuttosto che a un provider completo: meglio rivolgersi a professionisti in grado di accompagnare il cliente in ogni fase, dall’analisi preliminare delle esigenze fino al supporto post-vendita
• trascurare la formazione del team: introdurre nuove tecnologie senza un adeguato percorso formativo può generare resistenze da parte del personale e portare a un utilizzo inefficace degli strumenti
• ignorare l’integrazione: dati non condivisi e sistemi isolati rallentano le attività operative anziché agevolarle. Perciò è bene assicurarsi che la soluzione scelta dialoghi con gestionali paghe, strumenti di Time Tracking o app per il controllo accessi
• sottovalutare Privacy e sicurezza informatica: non adeguarsi al GDPR e alle best practice di cybersecurity espone l’impresa a vulnerabilità e possibili sanzioni.

Eltime offre alle realtà emergenti e alle PMI soluzioni per la rilevazione presenze progettate per semplificare la gestione dell’orario di lavoro e ridurre il carico amministrativo.

Mettiamo al centro le esigenze delle imprese, partendo dai loro bisogni concreti per definire il livello di automazione, le tecnologie da adottare e le funzionalità davvero utili al business.

Per supportare le attività quotidiane e garantire precisione nella raccolta ed elaborazione dei dati, proponiamo sistemi integrati alla portata delle piccole imprese, combinando:

• terminali e lettori di badge multi-tecnologia, che si distinguono per affidabilità e alte prestazioni
• App Zonify per timbrature geolocalizzate, compatibile con Bluetooth Low Energy, QR Code e NFC
• StartWeb, software scalabile e modulare completamente web-based, sviluppato dalla Solari di Udine per semplificare l’amministrazione di presenze, ferie, permessi e giustificativi. Grazie a moduli integrati, reportistica avanzata e workflow informatizzati, consente di centralizzare la gestione delle presenze e ottimizzare la comunicazione con i dipendenti.