Visitor Management evoluto: monitorare gli accessi di contractor e ospiti

Gestire l’afflusso quotidiano di ospiti e personale esterno è una sfida operativa che richiede l’adozione di soluzioni flessibili e affidabili. Un sistema di Visitor Management ben strutturato trasforma gli ingressi e le visite in un flusso di accessi ordinato e tracciabile.

Scopriamo di più:

• cos’è il Visitor Management e perché è fondamentale
• gestione dei contractor: come differenziare accessi e permessi
• monitoraggio degli ospiti: strumenti e tecnologie disponibili
• benefici per la sicurezza aziendale e l’efficienza operativa
• Visitor Management integrato nel controllo accessi Eltime

Il Visitor Management fa riferimento al processo di monitoraggio e gestione degli accessi dei visitatori all’interno di un edificio. Prevede una serie di operazioni atte a garantire la registrazione, l'identificazione, l’accoglienza e il tracciamento degli ospiti.

Tradizionalmente amministrata attraverso registri cartacei e badge, oggi la gestione dei visitatori si avvale di strumenti digitali e tecnologie che automatizzano e semplificano ogni fase del processo.

Un sistema di gestione dei visitatori moderno e ben definito contribuisce attivamente alla sicurezza e safety dell’organizzazione, migliorando al contempo l’efficienza operativa. Inoltre, supporta la conformità normativa e offre un’esperienza di accesso fluida e professionale.

La differenziazione delle policy permette di amministrare in tutta sicurezza gli accessi degli utenti esterni all’organizzazione, quali tecnici, fornitori di servizi, consulenti e manutentori, che necessitano di un accesso saltuario o ricorrente.

Nel caso dei contractor, è infatti possibile definire e assegnare:

• permessi limitati alle sole aree autorizzate, in base allo scopo della visita
• giorni e fasce orarie di abilitazione.

Queste impostazioni possono essere gestite tramite app e piattaforme digitali per il controllo accessi.

Il mercato offre molteplici soluzioni di Visitor Management, disponibili sia in modalità stand-alone che integrabili nei sistemi di controllo accessi aziendali. Tra gli strumenti e le tecnologie disponibili troviamo:

• software on-premise e basati sul Cloud: dashboard e report permettono di monitorare in tempo reale i flussi e le permanenze degli ospiti nella struttura. I sistemi di notifiche automatiche avvisano il destinatario della visita non appena l’ospite completa la procedura di registrazione
• app mobili: i visitatori provvedono all’inserimento dei dati richiesti prima del loro arrivo, firmano moduli digitali, ricevono istruzioni personalizzate e ottengono le credenziali di accesso direttamente sullo smartphone
• totem Self Check-in: attraverso postazioni digitali collocate presso le aree di accesso alla struttura, gli ospiti effettuano il check-in in autonomia, anche in orari non presidiati dal personale di reception
• lettori di smart card: i lettori identificano il visitatore mediante la scansione della Carta d’identità Elettronica e della Carta Nazionale dei Servizi, abilitando l’accesso solo dopo la verifica dell’identità tramite CIE o CNS
• QR Code: generati al momento o inviati in fase di pre-accredito, i QR Code integrati nei sistemi di accesso touchless consentono l’apertura automatica dei varchi, azzerando il contatto fisico e velocizzando l’ingresso.

L’adozione di soluzioni digitali per la gestione degli accessi di contractor e ospiti porta benefici concreti in termini di controllo, efficienza e conformità alle norme di sicurezza:

• accessi controllati e tracciati: ogni ingresso viene debitamente registrato e associato a un’identità verificata, riducendo il rischio di accessi non autorizzati
• ottimizzazione dei tempi di accoglienza: il pre-accreditamento online e il Self Check-in snelliscono i tempi di attesa nei contesti ad alta affluenza, migliorando l’esperienza utente e l’immagine aziendale
• automazione delle procedure e riduzione delle attività manuali: l’invio di notifiche, la gestione documentale e il rilascio di credenziali per accessi temporanei avvengono in modo automatico, alleggerendo il carico di lavoro amministrativo e i costi gestionali
• risposta proattiva alle emergenze: i sistemi di Visitor Management forniscono dati in tempo reale sulla presenza in struttura, facilitando appelli digitali ed evacuazioni in caso di emergenza.

Eltime supporta le organizzazioni nella gestione dei transiti in aree protette e dei flussi di dipendenti, visitatori e personale esterno attraverso soluzioni digitali flessibili ed efficienti, con un approccio evoluto al Visitor Management.

Tra queste, Check&In, applicazione web sviluppata dalla Solari di Udine, rappresenta la piattaforma di riferimento per il controllo degli accessi, con funzionalità avanzate per:

• l’assegnazione di policy ad hoc per accedere a uffici, settori e aree aziendali riservate
• il monitoraggio in tempo reale dei transiti pedonali e veicolari
• la gestione completa di ospiti e contractor
• la generazione di report e liste di emergenza
• l’accreditamento automatizzato dei visitatori occasionali, mediante il nuovo modulo Self Check-In.

Ideale anche in contesti multi-insediamento e multi-portineria, il software Check&In si avvale di un’ampia gamma di dispositivi hardware quali lettori di badge, telecamere per la lettura automatica delle targhe e terminali di controllo integrabili con tornelli.

Questa flessibilità ci consente di configurare architetture su misura per ogni ambiente operativo, ottimizzando la gestione dei flussi e migliorando l’efficienza delle operazioni.