Descrizione

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Software per la rilevazione presenzePer la gestione della rilevazione presenze, all’interno della piattaforma Start, Time&Work rappresenta una soluzione integrata alle diverse esigenze aziendali, sia del settore privato che di quello della pubblica amministrazione.

Time&Work è un’applicazione che consente un’estrema flessibilità d’impiego per l’ampia variabilità dei parametri che la rendono ideale sia per strutture semplici e con pochi dipendenti, sia per realtà più complesse, rendendo possibile la gestione di situazioni di multi utenza, di multi contratto e di multi azienda. Anche per tali ragioni, il livello di elaborazione e di controlli sono diversificabili, a seconda delle proprie necessità contrattuali ed organizzative.

Time&Work garantisce la massima riservatezza dei dati, dal momento che la tecnologia con la quale è stato realizzato consente di distribuire, ai vari uffici e settori aziendali, solo le informazioni di propria competenza, minimizzando, oltre tutto, il traffico di rete.

Ad ogni utente del sistema vengono rese disponibili solo le informazioni di interesse, sia per quanto riguarda l’anagrafica dei dipendenti, sia per quanto attiene ai dati di configurazione: nell’ambito di impianti multi contratto è possibile anche attivare filtri sui dati selezionabili da ciascun utente in modo da semplificare l’interfaccia e, contemporaneamente, ridurre la possibilità di errore.

Ogni utente può, inoltre, personalizzare il layout sia come informazioni visualizzate sia come modalità operative, sia come disposizione ed aspetto delle stesse.

Le funzionalità di log, attivabili con diversi livelli di dettaglio, permettono la registrazione di tutte le operazioni di variazione ai dati, compresi gli inserimenti e le cancellazioni. Attraverso tale funzionalità è possibile, in ogni momento, ricostruire le attività svolte sulle singole informazioni gestite dall’applicazione e, quindi, la storia dei dati.

Fondamentale aspetto per una corretta rilevazione presenze del personale è la possibilità di avvalersi di strumenti che mettano a disposizione delle evolute e potenti funzionalità di reportistica. A tale scopo in Time&Work sono previste differenti tipologie di stampe, relative sia ai dati tabellari sia ai risultati delle elaborazioni, che possono essere riportati in dettaglio oppure in forma riepilogativa ed esportabili in diversi formati quali PDF, Excel, Word.

Organigramma

Per una completa gestione delle presenze del personale, è possibile definire la struttura organizzativa con le diverse relazioni gerarchiche. Questo permette sia di ottenere delle informazioni riepilogative sulla forza lavoro dei diversi reparti ed uffici, sia di effettuare selezioni, in base alla posizione assegnata, dei dipendenti da gestire in alcune fasi dell’attività amministrativa quali, ad esempio, elaborazioni dei dati o stampe.

Dipendenti

In Time&Work i dipendenti possono essere gestiti sia dal punto di vista della rilevazione presenze o, anche, come dati strettamente anagrafici. I dipendenti possono essere raggruppati in base alla loro posizione nell’organigramma aziendale: per esempio, alcune informazioni, come il reparto di appartenenza, la qualifica o il livello, sono ampiamente configurabili per una perfetta corrispondenza con la propria realtà aziendale.

Software Rilevazione PresenzeOgni dipendente viene caratterizzato, oltre che dalla sua posizione nell’organigramma, anche dalle regole contrattuali e di orario lavorativo, in base alle quali viene contabilizzata la sua presenza, ma anche da ulteriori informazioni che ne permettono una gestione più completa come, ad esempio, dati riepilogativi da valorizzare, figli per cui possono essere richiesti congedi parentali, terminali lettori sui quali evidenziare saldi o messaggi.

E’ possibile memorizzare le variazioni apportate ai dati necessari per la rilevazione presenze, allo scopo di ricostruire la storia di ciascun dipendente e di attribuire correttamente le diverse tipologie di presenza ed assenza ai diversi reparti aziendali.

Oltre che la gestione dei dati fissi anagrafici, è possibile personalizzare la funzionalità definendo altre informazioni utili per caratterizzare il personale (titolo di studio, corsi, documenti di identità, ecc.). Queste informazioni, insieme ai dati principali, consentono un’ampia gamma di selezioni sull’anagrafica generale, selezioni che sono poi memorizzabili, in modo da rendere più semplici e veloci successive analisi sullo stesso insieme di dipendenti, allo scopo di ottimizzare i tempi di utilizzo del sistema.

Software Rilevazione PresenzeLe variazioni ai dati anagrafici possono essere effettuate sia sul singolo dipendente, tipicamente quando si tratta di operazioni specifiche, come ad esempio la cessazione del rapporto di lavoro, sia su insiemi di dipendenti opportunamente prescelti, quando la variazione coinvolge più anagrafiche, ad esempio, per un cambio delle regole orarie. Inoltre, sono possibili filtri sui dipendenti in base a tutti i diversi campi anagrafici, sia con la scelta di un unico valore sia con l’indicazione di più valori fra loro alternativi, potendoli anche combinare in diversi criteri di selezione per ampliare maggiormente la ricerca.

Contratti

Nell’ambito della rilevazione presenze, i contratti individuano le modalità con cui viene qualificata la presenza dei dipendenti. In Time&Work, all’interno di questa funzione possono essere indicate le denominazioni con cui classificare le diverse prestazioni lavorative sia ordinarie che straordinarie, tenendo conto anche delle eventuali specificità legate al lavoro notturno piuttosto che festivo.

Software Rilevazione PresenzeSono possibili configurazioni in grado di agevolare e semplificare la fase di elaborazione delle timbrature, provenienti dai terminali lettori, in modo da produrre automaticamente determinate tipologie di assenza a fronte di specifici eventi (ad esempio, un ritardo nell’ingresso alla mattina piuttosto che la mancata copertura delle ore dovute nella giornata).

E’ possibile, inoltre, ove previsto contrattualmente, ottenere il riconoscimento automatico delle festività godute o non godute e di eventuali indennità aggiuntive.

Orari di lavoro

Software Rilevazione PresenzeGli orari di lavoro contengono tutte le informazioni necessarie per impostare il controllo e la qualificazione dell’attività svolta dal personale. La contabilizzazione delle ore di presenza viene realizzata in base alle timbrature dei dipendenti opportunamente confrontate con quelle previste dall’orario giornaliero. In caso di comportamento non coerente con i parametri previsti, Time&Work segnala tutte le anomalie riscontrate per un’adeguata correzione ed integrazione da parte dell’ufficio del personale. Vi è un’ampia possibilità di configurazione delle regole di presenza che permettono di spaziare da orari liberi, in cui semplicemente determinare la quantità di ore lavorate, fino ad orari rigidi, in cui evidenziare ogni assenza, o ritardo, rispetto alle timbrature previste.

Le informazioni contenute negli orari e nei contratti permettono, congiuntamente, di produrre un calcolo particolareggiato delle presenze dei dipendenti come, per esempio, l’attività eccedente, che può essere classificata come straordinaria solo per i dipendenti autorizzati e subire, eventualmente, un controllo sul minimo previsto ed un arrotondamento.

Infine, è possibile gestire il riconoscimento automatico dell’orario di lavoro effettuato, scegliendo fra un insieme di orari previsti nella giornata ed in base alle timbrature effettuate dal dipendente.

Turni di lavoro

Software Rilevazione PresenzeMediante i turni di lavoro vengono definite le tipologie di presenza e di riposo che si sviluppano in un periodo (dato da un numero di giorni definibile e configurabile). Gli orari di lavoro, infatti, vengono automaticamente attribuiti per ogni singola giornata, in base a quanto specificato nell’anagrafica dei dipendenti, senza alcun bisogno di caricamento manuale da parte degli operatori dell’ufficio del personale.

L’attribuzione può avvenire su un numero qualunque di giorni, che può essere sia la settimana che una turnazione di durata variabile.

E’ in ogni caso possibile forzare l’orario di lavoro della giornata, sia agendo in modo puntuale sul singolo dipendente e giorno, sia operando in modo collettivo per gestire situazioni particolari.

E’ possibile, inoltre, effettuare un’analisi a priori degli orari di lavoro seguiti dai dipendenti, comprensiva, eventualmente, anche della stampa dello sviluppo orario così ottenuto.

Nell’ambito delle diverse esigenze contrattuali sono poi previste ulteriori funzionalità, quali il controllo sul lavorato settimanale o mensile, per realtà in cui sono presenti flessibilità ovvero assenze recuperabili, oppure la riclassificazione degli straordinari su base periodica, o, ancora, la gestione della banca ore, da valorizzare secondo diversi criteri, su base sia annuale sia biennale.

Calendari

Per automatizzare la gestione della rilevazione presenze, in Time&Work è stata prevista la definizione e la personalizzazione del calendario delle festività, mediante il quale il programma di elaborazione giustifica le assenze motivate da festività, ovvero elabora le presenze utilizzando le voci e le maggiorazioni previste contrattualmente per i giorni festivi.

Tali informazioni, personalizzabili per dipendente o per singola sede aziendale, permettono di risolvere un’ampia casistica di giorni festivi e prefestivi anche in realtà multi aziendali e distribuite sul territorio, oltre che gli aspetti legati al passaggio tra l’ora solare e quella legale.

Causali da terminale

L’utilizzo delle causali da terminale lettore permette di fornire, all’ufficio del personale, tutta una serie di informazioni per una corretta e più veloce contabilizzazione delle presenze. Tramite le causali, infatti, è il dipendente stesso che inserisce le informazioni, che altrimenti dovrebbero essere introdotte da parte degli operatori di Time&Work. L’applicazione prevede diversi tipologie di causali, come, per esempio:

  • Assenza con riferimento alle timbrature teoriche dell’orario di lavoro
  • Assenza con riferimento alle fasce di presenza obbligatoria dell’orario di lavoro
  • Assenza con riferimento al dovuto giornaliero
  • Orario di lavoro fisso da attribuire alla giornata
  • Orario di lavoro da attribuire alla giornata con valore variabile in funzione del dipendente e giorno di utilizzo
  • Presenza extra orario
  • Presenza in reperibilità
  • Timbratura non significativa ai fini della rilevazione presenze
  • Timbratura di chiusura assenza inserita automaticamente

Piano di Lavoro

Software Rilevazione PresenzeIl Piano di Lavoro è il cuore dell’applicativo Time&Work: contiene tutte le informazioni relative all’attività del personale. In esso vengono memorizzate le timbrature effettuate distinguendo tra quelle originali, provenienti dai terminali lettori di rilevazione presenze, e quelle modificate o inserite manualmente dall’ufficio del personale o dal programma di elaborazione, piuttosto che dal dipendente tramite il processo di convalida via web. Inoltre, per ogni timbratura, è possibile evidenziare il punto (terminale lettore) sul quale è stata effettuata.

Dal Piano di Lavoro è possibile caricare i giustificativi di assenza, previsti con diversi caratteristiche, per giornata intera, per quantità, per intervallo temporale, a copertura delle ore di lavoro mancanti. A livello di giustificazioni è possibile specificare oltre, ovviamente, al motivo dell’assenza, anche la destinazione e l’eventuale commessa di addebito, informazione interessante nel caso in cui, a livello di contabilità ed amministrazione aziendale, sia prevista una gestione di questo tipo di informazioni.

Tramite il Piano di Lavoro è anche possibile agire sui dati prodotti dall’elaborazione delle timbrature, analizzando le eventuali segnalazioni di anomalia ed apportando le opportune correzioni.

I dati possono essere analizzati, in base alle preferenze e modalità operative dell’utente, con riferimento al dipendente/periodo oppure al giorno/dipendenti, potendo operare sia sul singolo dipendente/giorno, che collettivamente, su più dipendenti e giorni, riducendo in questo modo i tempi di gestione della rilevazione presenze.

Attraverso questa procedura è anche possibile visualizzare i totali mensili, agire sui contatori, eventualmente configurati, e consultare la situazione dei residui, per quanto riguarda tipicamente le ferie ed i permessi, oltre che richiedere diverse tipologie di stampe.

L’operatività può essere limitata in funzione dell’utente del sistema, sia inibendo operazioni di modifica e lasciando disponibile, ad esempio, solo la consultazione delle informazioni, sia in relazione a particolari dati o intervalli temporali. E’ anche possibile attivare dei blocchi in modo da impedire la variazione di informazioni già consolidate: i valori per cui è già stata effettuata l’esportazione alle procedure paghe, o per cui sono state completate le stampe a consuntivo (LUL) previste dalla normativa vigente, solitamente, non devono essere più modificabili.

Analisi Presenti Assenti

Un’informazione utile nella gestione del personale è data dell’evidenza dei dipendenti assenti, oppure presenti. Tramite questa procedura può essere elencata la forza lavoro operativa, con le relative timbrature e le eventuali giustificazioni: è prevista l’analisi sia ad una certa ora della giornata, sia in un intervallo orario delimitato. Per una corretta valutazione dello stato dei dipendenti vengono prese in considerazione sia le timbrature effettuate, sia gli orari di lavoro previsti, sia eventuali giustificativi che motivano l’assenza.

Le informazioni ottenute dall’analisi possono essere visualizzate ed anche stampate secondo varie modalità.

Periodi di Assenza

In Time&Work, per una completa e corretta gestione dei dati riguardanti le assenze, è possibile memorizzare non solo le informazioni relative alle assenze giornaliere, ma anche quelle attinenti alla modalità di effettuazione delle assenze stesse. In particolare, si possono memorizzare i distinti intervalli temporali per cui viene richiesto un giustificativo di assenza e la tipologia dello stesso, distinguendo in tal modo, ad esempio, il primo evento di malattia, da una continuazione dello stesso, piuttosto che una ricaduta.

Tali dati sono resi disponibili, mediante file ASCII con diversi tracciati record, anche liberamente configurabili, ai software paghe di terze parti, per effettuare tutte le considerazioni contributive e retributive legate all’assenza.

Voci Base e Generiche

Le Voci Base sono il prodotto finale della rilevazione presenze. Sono generate da Time&Work durante l’elaborazione delle timbrature, a partire dalle timbrature stesse e dai parametri impostati nei contratti, negli orari di lavoro e nei turni. Tramite le Voci Base vengono classificate sia le presenze, ordinarie o straordinarie, sia le assenze ed, inoltre, possono essere pure prodotte delle indennità per particolari tipi di prestazioni o voci accessorie quali, ad esempio, i buoni pasto.

Le Voci Generiche, invece, sono ricavate dalle Voci Base mediante formule ed espressioni configurate dall’utente a partire dai classici operatori algebrici e da funzioni di sistema. Le Voci Generiche consentono di ottenere diverse informazioni riepilogative sull’attività dei dipendenti: giorni di ferie residue e godute, maturazione di particolari indennità, giorni di presenza, buoni pasto maturati, settimane INPS, ecc.. Tali valori possono essere calcolati su base settimanale, mensile, annuale, o su un numero di giorni variabile in base alle specifiche esigenze, e possono essere espresse secondo diversi formati: in ore e minuti piuttosto che in ore e centesimi, oppure come valori, interi o con decimali, di significato libero.

Sia le Voci Base che le Voci Generiche possono essere esportate su file ASCII, in formato configurabile o utilizzando dei tracciati predefiniti, per essere rese disponibili ai software paghe di terze parti.

Ferie e Permessi

Software Rilevazione PresenzeUno degli aspetti gestionali che spesso emerge nel settore della rilevazione presenze è quello relativo al trattamento delle ferie e dei permessi. In quest’ambito, infatti, vi sono diverse modalità ed esigenze che devono essere prese in considerazione, sia nel momento in cui la richiesta viene avanzata dal dipendente, per verificare il diritto ad una determinata giustificazione di assenza, sia nella fase di consuntivazione dei dati, per fornire vari riepiloghi relativi alle maturazioni e alle fruizioni, oltre che per poter trasferire correttamente tali informazioni al mondo paghe.

Software Rilevazione PresenzeLa soluzione proposta da Time&Work mira a coprire tutte queste necessità. Infatti, è prevista la gestione con la maturazione sia mensile che annuale, tenendo conto delle varianti che incidono sul rateo della maturazione (come l’assunzione e il licenziamento, ovvero l’esistenza di determinate tipologie di assenza), oltre che, ovviamente, delle diverse quote di maturazione legate all’anzianità o all’inquadramento del personale. Sono, infine, previste diverse modalità di fruizione rispetto ai valori residui dell’anno corrente e degli anni precedenti, questo al fine di consentire una piena rispondenza anche alle normative contrattuali di carattere generale.

I residui, calcolati automaticamente dal sistema a fronte di regole impostate e delle presenze ed assenze dei dipendenti, possono anche essere variati manualmente, da parte degli operatori preposti, allo scopo di gestire situazioni quali, ad esempio, residui pregressi (tipicamente all’avvio del sistema), o messa in pagamento di alcune quantità.

Massimali

Software Rilevazione PresenzeNell’ambito delle diverse tipologie di assenza, alcune leggi o normative contrattuali nazionali, piuttosto che aziendali, prevedono dei massimali di utilizzo su base mensile, annuale o periodica. Rientrano in questa problematica, ad esempio, le assenze per congedi parentali quali l’astensione facoltativa legata ad una maternità, oppure i permessi per malattia dei figli. In tali situazioni è necessario verificare il diritto a determinati tipi di giustificazioni, sia per quanto riguarda il limite superiore usufruibile, sia per quanto riguarda l’età dei figli per cui viene effettuata la richiesta.

Software Rilevazione PresenzeUn’altra verifica che può essere utile è quella relativa alle malattie, assoggettate a dei massimali di giorni in ambito pluriennali, con la conseguente decurtazione a livello retributivo. Tutti questi controlli che, se effettuati manualmente, risultano onerosi soprattutto in realtà di una certa dimensione, possono essere impostati per agire in tempo reale: all’operatore viene notificata la non ammissibilità del giustificativo nel momento stesso in cui viene effettuata la richiesta, evitando di attendere la chiusura mensile per verificarne il diritto.

Elaborazioni

La produzione delle Voci Base e delle Voci Generiche è legata all’utilizzo della procedura di elaborazione (automatizzabile attraverso una specifica funzionalità di schedulazione di Time&Work) che, a partire dalle timbrature e giustificazioni, o dalle Voci Base stesse, produce i risultati richiesti dall’utente che sono poi consultabili sia in visualizzazione, sia in stampe e report con diversi formati e criteri di ordinamento ed aggregazione.

Le Voci Base vengono prodotte sia a livello giornaliero che periodico, consuntivando le assenze non recuperate o suddividendo gli straordinari in base alla quantità svolta nel periodo: questi livelli di analisi possono essere attivati o meno in base alle regole contrattuali previste nell’azienda potendo, inoltre, essere adottate solo per alcuni sottoinsiemi di dipendenti.

Gestione Mensa

Tramite Time&Work è possibile gestire anche le informazioni relative alle prenotazioni o alle fruizioni di mensa. E’ prevista la gestione della semplice timbratura di consumo del pasto, sia della timbratura di prenotazione delle diverse portate offerte dalla mensa. Mentre nel primo caso si tratta di un’informazione utile per l’addebito al dipendente dei pasti, nel secondo caso tali indicazioni possono essere utilizzate, oltre che per l’addebito al dipendente, anche per fornire al gestore della mensa le informazioni atte ad ottimizzare la quantità di pietanze da preparare.

I dati di mensa, sia relativamente ai pasti sia alle diverse tipologie di prenotazione, possono essere resi disponibili ai software paghe di terze parti, mediante file ASCII con tracciato predefinito, per effettuare le corrispondenti trattenute retributive, ma possono anche essere contabilizzati mediante le Voci Generiche.

Esportazione Dati

Obiettivo fondamentale dell’applicativo Time&Work e della rilevazione presenze, è quello di produrre delle informazioni utilizzabili in ambito aziendale per varie considerazioni economiche ed organizzative: a questo scopo risulta fondamentale la possibilità di esportare, verso applicazioni esterne, i dati ottenuti dalle elaborazioni presenti nell’applicativo.

Una prima possibilità, in questo ambito, è costituita dall’esportazione in vari formati, quali, ad esempio, Excel e Word, dei dati ottenuti dalle stampe presenti nelle singole procedure. Oltre a questa ipotesi, è possibile utilizzare un’apposita funzionalità che consente di esportare in formato ASCII, fisso, piuttosto che delimitato, le informazioni strutturate secondo dei formati definibili dall’utente. Mediante questa procedura è possibile scegliere anche il livello dei dati da esportare, come, ad esempio:

  • Voci Base
  • Voci Generiche
  • Prenotazioni Mensa
  • Pasti Mensa
  • Periodi di Assenza
  • Timbrature di Presenza
  • Timbrature di Mensa
Scheda Tecnica

Sistemi operativi supportati

Microsoft Windows 7, 8 e 10 (32-64 bit)

Microsoft Windows Server 2008 e 2012

RDBMS supportati

Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2012 e 2014 Express Edition

Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2012 e 2014 Standard e Data Center Edition

Oracle XE, 10g e 11g

Architettura applicativa

Client/Server

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